Hieronder een aantal van onze projecten

Vitimo is gespecialiseerd in het verbeteren van business processen waarbij we twee belangrijke tools van Microsoft gebruiken, Microsoft Office 365, Microsoft Dynamics 365 en Microsoft Power Apps, Automate en BI tools.

Vitimo Document beheer en management systeem

Vitimo heeft zijn HRM documentmanagement beheersysteem verder uitgebreid met ‘On-boarding’ functionaliteit.

Naast de functionaliteit zoals automatisch verplichte documenten toe te kennen aan medewerkers (in te stellen per contract type) en het aanmaken van diverse documentkaarten is dit handige en behulpzame functionaliteit voor de HRM afdeling.

Met een overzichtelijk scherm is nu met één oogopslag de status van alle on-boarding medewerkers waardoor het gehele proces beter onder controle is.

Door het simpel afvinken van de verschillende voorwaarden (eventueel geautomatiseerd door Power Apps of Power Automate van Microsoft) komt een on-boarder beschikbaar om ingezet te gaan worden in het bedrijfsproces. Parameters voor deze voorwaarden zijn proces afhankelijk in te richten.

Het HRM systeem heeft hierdoor mooie functionaliteit erbij gekregen wat goed samenwerkt met het nieuwe kandidaten systeem. Hierbij worden eventuele nieuwe kandidaten geregistreerd die in aanmerking komen voor een bepaalde functie. Eventueel gebruikmakend van wervingscampagnes.

Vitimo HRM Documentmanagement systeem is hiermee een uitgebreid hulpmiddel voor de HRM afdeling. Niet alleen beheren van alle belangrijke documenten maar ook ter ondersteuning bij het rekruteren van medewerkers.

Vitimo Power Apps Order Afhandel Systeem

Het nieuwe order afhandelsysteem voor het bedrijf Automatendraaierij Ringeling BV is gemaakt met behulp van de Power Apps en Power Automate producten van Microsoft door Vitimo.

Het bouwen van een applicatie met Power Apps gaat snel, vooral wanneer duidelijk is wat de wensen en eisen zijn. Door de applicatie stap voor stap in samenwerking met de klant te maken is een 100% match tussen eisen en wensen mogelijk. Power Apps leent zich goed voor om functie voor functie uit te werken.

Het is altijd een afweging tussen het configureren van b.v. Microsoft Dynamics of de applicatie maken met Power Apps. Hoewel je tegenwoordig prima Power Apps schermen kan maken en onderliggend het Microsoft Dynamics database systeem gebruiken waardoor je ook alle voordelen van Microsoft Dynamics heeft. Hiervoor is dan wel een licentie nodig voor Dynamics.

Door gebruik te maken van SharePoint als database en Microsoft Office Word Templates kan het lonen om te kiezen voor de Power Apps oplossing. Vooral de flexibiliteit voor kleine bedrijven of beperkt tot een afdeling maakt dat er snel aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Bij grotere bedrijven is het een prima alternatief voor de Excelsheet applicaties.

Voordat gestart wordt met het maken van de applicatie dient rekening gehouden te worden met delegeerbare functies die bepaalde databases wel of niet hebben. Als SharePoint als database wordt gebruikt dient rekening gehouden te worden dat niet gedelegeerde query’s maar een maximale aantal resultaten oplevert. Hiervoor dient de data op een bepaalde manier gecategoriseerd te worden zodat wel alle gewenste gegevens weergegeven worden.

Order afhandel systeem hoofdfuncties in het kort

• Het order afhandel systeem registreert de offertes en de klantorders. Onder de klantorders worden de werkorders geregistreerd. Er werden bij de migratie meer dan 13.000 orders gemigreerd naar het nieuwe systeem.

• De producten en artikelen worden aangemaakt en beheert, ook de voorraad wordt bijgehouden. Er werden meer dan 5000 artikelen gemigreerd naar het nieuwe systeem.

• De bestellingen naar leveranciers worden geregistreerd waaronder ook de bedragen en levertijden bewaakt worden.

• Pakbonnen voor het afleveren van de producten maar ook de pakbonnen die naar de onderaannemers gaan worden gemaakt en beheert.

• De werkbonnen worden geprint om in de werkplaats uitgevoerd te worden.

• Emaillen van de gegenereerde documenten met behulp van voor gedefinieerde sjablonen.

• Het printen van etiketten voor op de verpakkingen.

• Klanten, Leveranciers en contactpersonen database.

Vitimo CRM applicatie

Het CRM systeem is gebaseerd op Office365 PowerApps en Power Automate in eventueel in combinatie met DropBox, volledig in de cloud (internet).

Het systeem organiseert projecten, klanten, leveranciers, contactpersonen, producten en artikelen maar ook alle projectadministratie processen binnen de organisatie. Door het genereren van offertes, pakbonnen, werkbonnen, bestellijsten, onkosten, ramingen en facturen en het versturen van de informatie direct naar de betreffende personen geeft het systeem volledig inzicht in de projectadministratie.

Het beheren van facturen, versturen van herinneringen etc. volledig geautomatiseerd!

Tevens mogelijk om meerdere organisaties te scheiden!

HR Document beheer systeem met Power Apps en Power Automate

Vitimo heeft een mooie applicatie gemaakt voor organisaties die veel werken met inhuurkrachten. Voor HR medewerkers gaat veel tijd zitten in het verzamelen en controleren van de juiste gegevens van inhuurkrachten. Met dit systeem wordt al het werk uit handen genomen!

Het systeem vraagt automatisch de verplichte gegevens op, zoals Verklaring Omtrent Gedrag, Verklaring Betalingsgedrag, Certificaten en Identiteitsgegevens. Daarnaast houdt het systeem bij wanneer de geldigheidsdatum van deze documenten verlopen en vraagt deze via de e-mail aan bij desbetreffende relatie. Nadat deze gegevens zijn gemaild worden de documenten automatisch opgeslagen.  Naast het toevoegen van documenten kunnen ook andere gegevens worden toegevoegd.

De enige voorwaarde voor het gebruik van dit systeem, is een Business account van Office365. Het systeem is gemaakt met behulp van Microsoft Power Apps en Power Automate ontwikkel tools.

Vitimo streeft naar maatwerk met betaalbare standaardoplossingen voor een optimale procesbeheersing.

Projectadministratie en planningsapplicatie met Power Apps en Microsoft Flow

Voor Van Veen Grondwerken BV hebben we een mooie planning tool gemaakt waarbij heel eenvoudig medewerkers gepland kunnen worden op een digitaal planningsbord. Door het plannen van de teams en het eenvoudig aanpassen van het inzetten van medewerkers wordt veel tijd bespaard, minder zoekwerk en duidelijke planningen.

Office 365 en Dynamics 365 implementatie

Wij hebben weer een mooi project mogen uitvoeren. Het doel van dit project was het automatiseren van het businessproces met behulp van Microsoft Dynamics 365 en Office365 (inclusief de migratie van gegevens).
Allereerst hebben we gekeken naar de huidige organisatie en haar processen. Aan de hand van deze analyse hebben we veel stappen kunnen automatiseren. En misschien wel belangrijker, we hebben alle data gecentraliseerd in de Cloud; voor iedereen en overal beschikbaar op alle soorten devices die door de organisatie gebruikt worden en op de markt beschikbaar zijn.
Binnen dit project hebben we ook Office365 samen laten werken met Dynamics 365, dit betekent dat alle documenten en informatie zijn geïntegreerd in het Microsoft Cloud platform. Je kan binnen dezelfde omgeving gebruik maken van je e-mail, contactpersonen en agenda. Door deze makkelijke samenwerking van applicaties lijkt het alsof je vanuit één applicatie werkt.

Inkomende facturen afhandeling

Vitimo heeft bij een mooie organisatie de inkomende facturatiestroom geautomatiseerd met Microsoft Flow. Dit betekent dat de wekelijks 500 inkomende facturen niet meer handmatig hoeven te worden afgehandeld.

Oude situatie

Alle inkomende facturen werden op papier geprint, handmatig met informatie voorzien en door de administratie persoonlijk naar de verschillende controleurs en procuratiehouders gebracht om te ondertekenen.
Het probleem hierbij is dat er geen duidelijk inzicht is in de facturatie, welke facturen nog onderweg zijn en bij wie deze facturen ter goedkeuring liggen.

Nieuwe situatie

Nu de facturatiestroom geautomatiseerd is, ziet het er als volgt uit: alle digitaal binnenkomende facturen komen in een mailbox binnen, de facturen die per post binnen komen worden gescand naar de betreffende mailbox. Deze worden door Microsoft Flow in een SharePoint lijst gelezen waarbij gegevens automatisch worden aangevuld vanuit een database, waarna deze door de administratie wordt beoordeeld en eventueel aangepast. Vervolgens gaan de facturen naar de betreffende controleurs en procuratiehouders. De procuratiehouders worden automatisch bepaald aan de hand van de procuratielijst.
Na het goedkeuren wordt deze aangeboden om geboekt te worden in het financiële systeem.
Resultaat
Door diverse controle en rapportage tools, gemaakt met Microsoft Flow, wordt de doorloop van de facturen gecontroleerd en weet de administratie precies waar de facturen zijn, wie de facturen nog moet goedkeuren en welke ‘onderhanden’ facturen er zijn.

Begeleiding bij het implementeren van de AVG requirements

Wij hebben ervaring met het begeleiden van organisaties bij het implementeren van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbeheer regelgeving die per 25 mei 2018 geeffectueerd dienen te zijn! Het begeleiden bij alle processtappen en het toepassen van de digitale beveiligingen en het aanbieden van het continue bewaken van de ICT omgeving.

Digitaal kantoor voor ZZP’er en klein bedrijf

In deze moderne tijd van waar Cloud computing heel gewoon is zie je bij veel kleine zelfstandige nog dat ze alles op hun lokale computer opslaan en beheren. Soms gebruik maken van een IT omgeving en (soms illegale) software die er al was…Terwijl er al voor een paar euro in de maand een hele mooie digitale omgeving beschikbaar is waar alles geregeld is, van beveiliging tot software!

En om het nog professioneler te maken voor de kleine zelfstandige een omgeving  waarbij o.a. de volgende modules gebruikt kunnen worden:

• Veilige bestanden opslag in de Cloud;
• Email met eigen domeinnaam;
• Website die eenvoudig te onderhouden is;
• Digitaal samenwerking met collega’s en opdrachtgevers;
• Projectenlijst, Materiaallijst en Klantenlijst;
• Urenregistratie systeem;
• Facturatiesysteem.

Een kant en klare oplossing waarmee de zelfstandige direct mee aan de slag kan! Geen gedoe met backups of angst voor systemen die het niet meer doen! De gevaren met betrekking tot IT voor de zelfstandige wordt vaak onderschat, een gecrashte of gestolen PC kan behoorlijke schade aanrichten. Met het digitale kantoor worden veel zorgen uit handen genomen!

Vitimo heeft een standaard Office365 inrichting speciaal voor zelfstandige professionals ontwikkeld! Dit met een modulaire opzet.

Vitimo biedt ook ondersteuning voor uw ICT omgeving of gewoon functionele vragen hoe Office producten werken!

Het maken van eenvoudig onderhoudbare websites

Vitimo maakt voor haar klanten overzichtelijke websites op basis van WordPress. Eenvoudig onderhoudbaar en toch een professionele presentatie van het bedrijf. Veel MKB bedrijven hoeven een niet al te grote presentatie te geven, als het portfolio erop staat op een leuke manier met eventuele extra gegevens die partners nodig hebben.

Migratie Rapportage/Tool

De vraag was om een migratie tool te maken in Excel om een groot migratie proces te volgen en te rapporteren! Vanuit deze tool worden management rapportages gegenereerd, maar ook de controle lijsten tijdens de migratie.

Door gebruik te maken van Power Query en de DAX language worden de gegevens uit het productie, financieel en sales systeem gelezen waar deze gecombineerd en gecontroleerd wordt. Met de Power BI add-ins kan Excel 2010 t/m Excel 2016 gebruikt worden (de add-ins moeten wel geactiveerd worden).

Door de sterke functies binnen Power Query wordt de ingelezen data bewerkt en gefilterd naar de juiste gegevens. In het Excel model is met DAX language de benodigde gegevens verzameld en bewerkt om de gewenste rapportage te maken.

​​​

SharePoint Online en de Wet Keten Aansprakelijkheid (WKA)

De administratieve lasten van WKA zijn behoorlijk zwaar, vooral voor het MKB waar niet altijd het geld beschikbaar is voor volledig geautomatiseerde systemen. Veelal zijn dit zoek klusjes voor de secretaresse/administrateur welke meestal op het laatste moment moeten worden georganiseerd.

Met SharePoint Online (Office365 Enterprise) is het mogelijk om lastige processen die tijdrovend zijn eenvoudig en betaalbaar te automatiseren. Een vrijwel volledig geautomatiseerde omgeving inrichten in SharePoint waarbij het (WKA) proces is ingericht hoeft niet veel te kosten.

Het is mogelijk om signaleringslijsten te genereren waar waarschuwingen worden weergegeven wanneer bepaalde documenten over datum dreigen te geraken, tevens het automatisch versturen van e-mail verzoeken is mogelijk.

Met een betaalbaar systeem kunt u de administratieve last van een MKB organisatie aanzienlijk verminderen.

Dit is een van de vele voorbeelden waar je met Office365 Enterprise grote besparingen kan behalen!

SharePoint Online en Werkplekinspecties

Werkplekinspecties zijn tegenwoordig normaal in de bouwwereld, deze zijn er om de werkplek veiliger te maken voor de werknemers! Dit is een goed ding, echter kan het een behoorlijke administratieve last worden. Vooral als er opmerkingen zijn of bepaalde taken uitgevoerd moeten worden.

Veel MKB bedrijven gebruiken een invulformulier die vervolgens door het secretariaat of de administratie verder verwerkt moet worden. Als er dan ook nog acties uitgezet moet worden, en natuurlijk bewaakt, kost het toch behoorlijk wat tijd met bellen en ‘zeuren’. Kortom, soms valt het niet mee…

Met SharePoint Online is het heel eenvoudig om deze formulieren digitaal te maken en direct op een laptop, tablet of zelfs telefoon in te vullen. Het toewijzen van de te ondernemen acties aan bepaalde collega’s kan direct. Het formulier wordt automatisch opgeslagen in de SharePoint Online bibliotheek, hier worden alle wijzigingen bijgehouden en met versie beheer wordt precies bijgehouden wie wat heeft aangepast. De signaallijsten houden bij of een bepaalde taak is uitgevoerd. Verspil geen tijd meer, werk vanuit één omgeving!

Dit is een van de vele voorbeelden waar je met Office365 Enterprise grote besparingen kan behalen!​

Projectmanagement en urenregistratie met Office365 en SharePoint

Het managen en bijhouden van uren in projecten is bij veel MKB bedrijven nog ouderwets handwerk. Met Office365 Enterprise en SharePoint Online zijn er eenvoudige mogelijkheden om uren en projectinformatie te registreren. Zowel met mobiele devices onderweg als desktop systemen te automatiseren.

In veel kleine MKB organisaties worden de uren en projecten bijgehouden in verschillende losse Excel sheets. Vooral in organisatie die projectmatig werken waarbij veel uurtje factuurtje projecten worden uitgevoerd. Het is eenvoudig om dit proces handelbaar en vooral overzichtelijk te maken met een betaalbare oplossing. Een pragmatische oplossing die past in iedere organisatie.

Uren registratie

De uren kunnen worden geregistreerd in een centrale urenregistratie lijst binnen SharePoint. Deze kan met de Microsoft Power BI tools (ook beschikbaar in Excel) worden uitgelezen om uren verantwoordingslijsten te genereren. Met de Power BI tools worden ook overzichten gemaakt t.b.v. het management.

Document management

Project management informatie, inclusief planning kan met de standaard project sites ingericht worden. Hierbij is het ook bijzonder eenvoudig om externe medewerkers uit te nodigen om deel te nemen aan de projecten. De taken kunnen eventueel worden gepland met Microsoft Project. Alle documenten en informatie bij elkaar!

Hiermee is het mogelijk om met Office365 Enterprise grote besparingen te realiseren met een optimale werkproces verbetering! ​​