Vitimo Consultancy ontwikkelde een gebruiksvriendelijke applicatie voor een Psychosociaal Therapeut die behoefte had aan een efficiënter werkproces(sen).
Het doel was om meer tijd en aandacht te kunnen besteden aan cliënten en de organisatie van bijeenkomsten. Na een grondige analyse van de werkzaamheden werd inzichtelijk gemaakt welke administratieve taken het meeste tijd kostten. Op basis hiervan stelden we een oplossing met Power Apps voor, waarbij de verschillende schermen en stappen in het proces overzichtelijk werden vormgegeven om tijdswinst te realiseren.
De focus lag op de consultactiviteiten, waarbij alle relevante informatie van de cliënt op één scherm beschikbaar is, zodat notities en documenten direct tijdens de sessie geraadpleegd kunnen worden.
Cliënten
Client gegevens worden beheerd en opgeslagen in het systeem. Deze gegevens worden beveiligd met het Microsoft 365 beveiligingssysteem.
Hier worden gegevens en instellingen bewaard met een overzicht van alle activiteiten die betrekking hebben op de client.
Opdrachten
Wanneer een opdracht tot consultancy wordt gegeven of wordt verwacht dan kan eenvoudig een opdracht worden ingevoerd.
De basisgegevens voor een opdracht worden hier ingevoerd en geselecteerd.
Consulten
Afspraken overzicht
Bij het starten van het programma geeft het overzichtspagina duidelijk en eenvoudig weer wanneer de volgende afspraken gepland zijn, een overzicht van alle openstaande afspraken en openstaande facturen.
Er wordt ook een grafiek weergegeven van het aantal afspraken per maand.
Duidelijk en eenvoudig overzicht van opdracht, vorige gesprekken en huidig gesprek alle informatie op één pagina beschikbaar.
Afspraken
Consult afspraken worden gemaakt waarbij gegevens worden vastgelegd tijdens of na het gesprek. Maar ook de mogelijkheid om eenvoudig een email uitnodiging te sturen, eventueel met een Teams uitnodiging, maar ook het aanmaken van een Microsoft Taak.
Alle informatie bij elkaar, alle email communicatie, bestanden, afspraken en taken.
Agenda
De integratie met Microsoft Outlook agenda geeft de mogelijkheid dat de client ook uitgenodigd wordt waarbij het mogelijk is om ook een Teams uitnodiging toe te voegen.
Twee dagen voor de afspraak wordt een herinnering naar de client gestuurd.
Taken
De integratie met Microsoft Taken geeft het voordeel om bijvoorbeeld taken in stellen die uitgevoerd moeten worden voor de volgende afspraak.
Facturatie
De facturen worden voorbereid zodra een consult is afgelopen. Deze staat klaar om te versturen naar de client.
Facturen overzicht
Alle facturen en financiële overzicht wordt overzichtelijk aangeboden. Hierbij ook inzicht in de zogenaamde onder handen werk positie.
Signaleringen
Door de verschillende signaleringen wordt het bijna niet mogelijk
