Vitimo bv Power Apps Order Afhandel Systeem

Het nieuwe order afhandelsysteem voor het bedrijf Automatendraaierij Ringeling BV is gemaakt met behulp van de Power Apps en Power Automate producten van Microsoft door Vitimo bv.

Het bouwen van een applicatie met Power Apps gaat snel, vooral wanneer duidelijk is wat de wensen en eisen zijn. Door de applicatie stap voor stap in samenwerking met de klant te maken is een 100% match tussen eisen en wensen mogelijk. Power Apps leent zich goed voor om functie voor functie uit te werken.

Het is altijd een afweging tussen het configureren van b.v. Microsoft Dynamics of de applicatie maken met Power Apps. Hoewel je tegenwoordig prima Power Apps schermen kan maken en onderliggend het Microsoft Dynamics database systeem gebruiken waardoor je ook alle voordelen van Microsoft Dynamics heeft. Hiervoor is dan wel een licentie nodig voor Dynamics.

Door gebruik te maken van SharePoint als database en Microsoft Office Word Templates kan het lonen om te kiezen voor de Power Apps oplossing. Vooral de flexibiliteit voor kleine bedrijven of beperkt tot een afdeling maakt dat er snel aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Bij grotere bedrijven is het een prima alternatief voor de Excelsheet applicaties.

Vitimo BV heeft nu een aantal ‘grote’ applicaties voor klanten gerealiseerd waar o.a. projectbeheer, projectplanning, artikelen beheer, producten beheer, pakbonnen, stuklijsten, ramingen en facturen beheer wordt gemanaged. Maar ook een HRM documentmanagement systeem die we bij verschillende klanten hebben gerealiseerd.

Voordat gestart wordt met het maken van de applicatie dient rekening gehouden te worden met delegeerbare functies die bepaalde databases wel of niet hebben. Als SharePoint als database wordt gebruikt dient rekening gehouden te worden dat niet gedelegeerde query’s maar een maximale aantal resultaten oplevert. Hiervoor dient de data op een bepaalde manier gecategoriseerd te worden zodat wel alle gewenste gegevens weergegeven worden.

Order afhandel systeem hoofdfuncties in het kort

  • Het order afhandel systeem registreert de offertes en de klantorders. Onder de klantorders worden de werkorders geregistreerd.
  • De producten en artikelen worden aangemaakt en beheert, ook de voorraad wordt bijgehouden.
  • De bestellingen naar leveranciers worden geregistreerd waaronder ook de bedragen en levertijden worden bewaakt.
  • Pakbonnen voor het afleveren van de producten maar ook de pakbonnen die naar de onderaannemers gaan worden gemaakt en beheert.
  • De werkbonnen worden geprint om in de werkplaats uitgevoerd te worden.
  • Het printen van etiketten voor op de verpakkingen.
  • Email informatie direct naar klanten en leveranciers met behulp van sjabloon teksten.
  • Klanten, Leveranciers en contactpersonen database.

Vitimo CRM applicatie

Vitimo heeft een mooie CRM applicatie opgeleverd aan H.I.S. Industrial Services.

Het CRM systeem is gebaseerd op Office365 PowerApps en Power Automate in combinatie met DropBox, volledig in de cloud (internet). Het systeem organiseert projecten, klanten, leveranciers, contactpersonen, producten en artikelen maar ook alle projectadministratie processen binnen de organisatie. Door het genereren van offertes, pakbonnen en facturen en het versturen van de informatie direct naar de betreffende personen geeft het systeem volledig inzicht in de projectadministratie.

Power Apps en Teams

Nu Teams ingeburgerd is bij veel bedrijven is het een extra voordeel om met Power Apps aan de gang te gaan. Het is namelijk mogelijk om Power Apps applicaties direct aan Teams te koppelen alsof het één geheel is.

Een voorbeeld is hieronder gegeven, een kleine organisatie die Klanten-, Contacten-, Facturatie- en Projectbeheer in Teams hebben geïntegreerd.

Het is echt handig wanneer je klantcontact heb gehad of als je een document hebt afgehandeld je in hetzelfde systeem je uren of onkosten registratie kan invoeren.

Je kunt vanuit Teams een project aanmaken of een begroting aanpassen en direct zien of de geregistreerde onkosten en uren nog binnen de begroting vallen. Je kan de gegevens zien per project, per fase en per per taak bekijken wat de uren en onkosten zijn ten opzichte van de begroting.

Uiteraard is het ook mogelijk om de Apps vanuit de browser of als Power App op te starten. Omdat het een ‘webbased’ applicatie is kan dit ook vanaf de telefoon, tablet of desktop computer!

Functionaliteit in bovengenoemde overzicht zijn in verschillende modules beschikbaar:

  • Projectbeheer
  • Offerte en begroting beheer
  • Uren en kostenregistratie
  • Facturatie
  • Klantbeheer
  • Contactpersoon beheer
  • Rapportages

Als er vragen zijn of meer informatie gewenst is kunt u contact opnemen met Vitimo BV.

Applicaties met Power Apps en Power Action

De Microsoft Power tools worden steeds intelligenter en slimmer en makkelijker in gebruik. Wij zijn al een paar jaar bezig met de Power Tools van Microsoft, we begonnen met Power BI om vervolgens veel processen bij klanten te verbeteren met Power BI en Microsoft Flow (tegenwoordig Power Action). Het laatste jaar ook leuke apps gemaakt voor onze klanten in Power Apps. Deze laatste is behoorlijk gegroeid en bied bijzonder veel mogelijkheden! Ook in combinatie met Dynamics en de Common Data Service.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

De laatst applicatie die we gemaakt hebben is een CRM-systeem voor een klein bedrijf waar alle contacten, leveranciers, klanten, projecten (met offertes, pakbonnen en facturen) worden beheerd. Kortom je kan eenvoudige applicaties maken maar ook behoorlijk complexe.

Power Apps is een laagdrempelig ontwikkelomgeving waar behoorlijk snel leuke apps gemaakt kunnen worden! Leuke apps die het werkproces kunnen versimpelen! Denk aan b.v. eenvoudige urenregistratie, projectadministratie, facturering, etc…

Als uw organisatie zelf begint met Power Tools van Microsoft, begin dan met eenvoudige applicaties.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Het is ook mogelijk om de gemaakte apps in Teams te laten terugkomen, vooral handig voor bijvoorbeeld projectlijsten of om je uren te registreren terwijl je net een Teams vergadering hebt gehad.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

Is dit iets wat binnen uw organisatie speelt? Vitimo BV kan u helpen de eerste stappen te nemen en ondersteuning bieden bij het maken van uw applicaties. Meer informatie www.vitimo.nl.

CRM-systeem met Power Apps en Power Action

Vitimo BV heeft een mooie applicatie gemaakt waar Project, Contact, Account, Factuur, Offerte en Pakbon beheer in één systeem wordt gecombineerd voor het klein bedrijf! Een volledig web gebaseerd systeem welke op ieder systeem en platform werkt!

Projectenbeheer systeem waar projecten beheerd, offertes, pakbonnen en facturen gemaakt kunnen worden. Eenvoudig en overzichtelijk systeem die heel intuïtief in gebruik is.

Met standaard product lijsten die eventueel uit samengestelde producten bestaat is het mogelijk om iedere combinatie van facturen, offertes of pakbonnen te maken.

Deze applicatie draait op uw eigen Office365 SharePoint omgeving waardoor u zelf controle heeft op uw data, beheer en kosten!

Teams ondersteuning

De Corona virus heeft een ding in een stroomversnelling gezet en dat is de adoptie van Microsoft Teams bij bedrijven!

Nu is het de kunst om dit binnen de organisatie een onder controle te houden om een wildgroei aan teamsites met als gevolg dat bestanden overal en nergens terecht komen te voorkomen…

Microsoft heeft een mooie site gemaakt met een aantal training video’s om de gebruikers van Teams te ondersteunen en een stukje op weg te helpen. Het leuke van deze opzet is dat je niet ineens een hele lange training hoeft uit te zitten, maar juist die video te kiezen met de ondersteuning die je op dat moment nodig heb!

https://support.office.com/nl-nl/article/videotraining-voor-microsoft-teams-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7

Indien je vragen heb of ondersteuning zoekt dan kunnen wij u natuurlijk ook verder helpen!

Factureer App

Vitimo BV heeft een factureer App gemaakt die facturen kan genereren uit een uren- en materiaalregistratiesysteem op een intuïtieve wijze, facturen per klant of project. Ook hierbij is maatwerk vanzelfsprekend, het systeem is gemaakt om met andere systemen samen te werken.

Het factureer systeem haalt informatie uit een uren- en/of materiaalregistratie database dit kan bijvoorbeeld een database zijn op een SharePoint omgeving.

Het factureer App is bijzonder eenvoudig van opzet en laat direct alle benodigde informatie laat zien die een goed overzicht geeft. Door het gebruik van Word templates is het eenvoudig om de lay-out van de facturen zelf aan te passen. Ook is het eenvoudig om pdf-bestanden te genereren en eventueel te versturen naar de klant.

Ideaal voor MKB organisaties die op basis van materiaal of uren facturen.

De enige voorwaarde voor het gebruik van dit systeem, is een Business account van Office 365. Het systeem is gemaakt met behulp van Microsoft Power Apps en Power Automate ontwikkel tools. 

Vitimo BV streeft naar maatwerk met betaalbare standaardoplossingen voor een optimale procesbeheersing. 

HR personeelsdocumenten beheer voor MKB

Vitimo BV heeft een mooie applicatie gemaakt voor organisaties die veel werken met inhuurkrachten. Voor HR medewerkers gaat veel tijd zitten in het verzamelen en controleren van de juiste gegevens van inhuurkrachten. Met dit systeem wordt al het werk uit handen genomen!

Het systeem vraagt automatisch de verplichte gegevens op, zoals Verklaring Omtrent Gedrag, Verklaring Betalingsgedrag, Certificaten en Identiteitsgegevens. Daarnaast houdt het systeem bij wanneer de geldigheidsdatum van deze documenten verlopen en vraagt deze via de e-mail aan bij desbetreffende relatie. Nadat deze gegevens zijn gemaild worden de documenten automatisch opgeslagen.  Naast het toevoegen van documenten kunnen ook andere gegevens worden toegevoegd.

De enige voorwaarde voor het gebruik van dit systeem, is een Business account van Office 365. Het systeem is gemaakt met behulp van Microsoft Power Apps en Power Automate ontwikkel tools.

Vitimo BV streeft naar maatwerk met betaalbare standaardoplossingen voor een optimale procesbeheersing.

Projectadministratie en planning tool

Vitimo BV heeft voor Van Veen Grondwerken BV een mooie Projectadministratie en planningstool ontwikkeld. Met deze tool wordt de administratieve last van Van Veen Grondwerken BV verlicht.

Met de geïntegreerde klantenmodule en het projecten beheersysteem is het een time saver doordat een project nu éénmaal wordt ingevoerd, de planning van items is in verschillende situaties eenvoudig aan te passen, volledig afgestemd op het proces welke op dat moment uitgevoerd wordt.

Uitgangspunt was dat het maken en bijhouden van de planning zo eenvoudig mogelijk was, eenvoudiger als met Excel in een platte data tabel.
Dit is bijzonder goed gelukt. Door gebruik te maken van de laatste ontwikkeltools van Microsoft, en het kunnen laten zien wie er op een bepaalde datum/registratie zijn ingepland, is alles op één scherm duidelijk en overzichtelijk beschikbaar.

Proces overzicht

Bij het aanmaken van een offerte kan een project aangemaakt worden met de status Offerte. Bij het aanmaken van het project wordt automatisch een folder aangemaakt in Office365 waar alle projectbestanden opgeslagen kunnen worden. Deze locatie wordt ook opgeslagen in de project kaart. Hierdoor zijn de gegevens één klik weg.

Indien het project een opdracht wordt zal in het urenregistratiesysteem het project beschikbaar komen waar de medewerkers de uren op kunnen schrijven. Indien er medewerkers gepland moeten worden op het project kan deze functie in de projectkaart aangezet worden. Hierdoor verschijnt het project in het planningsscherm.

Er zijn verschillende mogelijkheden om medewerkers in te plannen, afhankelijk van de situatie kan gekozen worden om het met de snelle invoer te doen via het planningsoverzicht scherm of via het planningsview scherm.

Met de meer grafische weergave is de impact van aanpassingen direct zichtbaar, door de eenvoudige manier van aanpassen is het goed te gebruiken bij last minute wijzigingen.

Een planningsitem is minimaal 1 uur. Van Veen Grondwerken BV heeft ervoor gekozen om meerdere medewerkers op één planningsregistratie in te vullen. Het is mogelijk om een registratie over meerdere dagen te laten vallen. Het is ook mogelijk om een aantal duplicaten te maken waar alle gegevens afzonderlijk aan te passen zijn.

Projectadministratie en Planning

Vitimo BV heeft voor Van Veen Grondwerken bv een mooie projectadministratie applicatie gemaakt. Hierdoor is het bijzonder eenvoudig geworden om de projectenlijst, planning, klantenlijst en gemaakte uren bij te houden. Het plannen van de projecten en medewerkers gaat intuïtief en eigenlijk vanzelf.

Door een cloudoplossing te kiezen kan iedereen binnen de organisatie op elk apparaat hun uren bijhouden, projectgegevens bijwerken en zelf de projectplanning bijhouden en/of inzien. Dit bespaart behoorlijk wat tijd in de week omdat de gegevens direct in het werk bijgewerkt kan worden. De schermindeling is samen met de gebruikers van het systeem gemaakt om deze zo intuïtief mogelijk te laten zijn.

Van Veen Grondwerken BV is een jong dynamisch snelgroeiend bedrijf dat innovatief bezig is met het automatiseren van de administratieve last, o.a. door gebruik te maken van de formulier en rapportage mogelijkheden binnen GeoDirect en de automatiseringsmogelijkheden binnen Office365 met o.a. SharePoint, PowerApps, Microsoft Flow en de Power BI tool van Microsoft.
Van Veen Grondwerken BV is gespecialiseerd in Inspectie support, Beschoeiing- , bestratings- en rioleringswerkzaamheden. Van het bouwrijp maken van perceel tot de oplevering van parkeerterrein of tuin. Meer informatie over Van Veen Grondwerken BV klik hier

Vitimo BV is gespecialiseerd in Microsoft Office, PowerApps, Microsoft Flow en Power BI oplossingen. Tevens het implementeren en onderhouden van Microsoft Dynamics 365 en Office365.