Met het Urenregistratie systeem kan eenvoudig de gewerkte uren bijgehouden en gerapporteerd worden. Het systeem is gebaseerd op Power Apps, een platform dat men in staat stelt om gemakkelijk apps te bouwen en te gebruiken.
Met dit systeem kan je snel en eenvoudig uren registreren door gebruik te maken van o.a. agenda en taak items. Er hoeft dus niet handmatig uren ingevuld te worden, maar ze worden automatisch overgenomen uit Outlook. Zo wordt tijd bespaard én worden fouten voorkomen.
Op deze manier wordt de tijd efficiënt ingedeeld en kunnen alle uren verantwoord worden. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om uw uren te exporteren naar door ons ontwikkelde Factureersysteem, Projectmanagementsysteem of Excel voor verdere analyse.
Bij Vitimo Consultancy kun je terecht voor allerlei Power Apps oplossingen. Of je nu een app nodig hebt voor je bedrijf of je klanten, wij maken het voor je op maat. We gebruiken de nieuwste technologie van Microsoft om jouw wensen te realiseren. En we leren je ook hoe je zelf Power Apps kunt gebruiken en toepassen in je organisatie. Zo ben je altijd up-to-date en flexibel.
Vitimo heeft zijn HRM applicatie uitgebreid met de nieuwe On-Boarding functionaliteit om het On-Boarding proces te ondersteunen.
On-boarding is gemaakt om alle benodigde voorbereidingen voor de start van nieuwe medewerkers makkelijker te maken! Denk hierbij aan:
Verplichte documenten opvragen en laten tekenen
Kleding dat besteld moet worden;
Certificaten die gehaald moeten worden;
Beveiligingspassen die geregeld moeten worden;
Planningen die bijgewerkt moeten worden;
Beschikbaarheidsdatum van de nieuwe medewerker.
Als aan alle voorwaarde is voldaan kan de medewerker opgenomen worden in de medewerkerslijst en alle documenten en materialen die van toepassing zijn geregistreerd worden. Ook worden bij nieuwe medewerkers de documenten en de getekende contracten automatisch gekoppeld en kan de HR-medewerker zien wanneer deze zijn ontvangen en getekend.
In het HRM systeem worden de benodigde documenten bewaakt op geldigheidsdatum en wordt bijgehouden of de documenten gecontroleerd zijn. De HR-medewerker krijgt elke week een overzicht over welke documenten aandacht verdienen en ook de medewerker wordt automatisch gevraagd om documenten te updaten of te vervangen als de geldigheidsdatum nadert.
Doordat alles automatisch wordt gekoppeld en bijgehouden is de personeelsadministratie eenvoudig én overzichtelijk! Naast de functie om gegevens van medewerkers door te sturen naar opdrachtgevers, is het zoeken en bij elkaar rapen van informatie niet meer nodig. Weer een extra verlichting voor de complexe taken van een HRM medewerker.
Vitimo ontwikkelt zijn programma’s op het Microsoft Power Apps en Microsoft Automate platform.
Vitimo heeft zijn HRM documentmanagement beheersysteem verder uitgebreid met ‘On-boarding’ functionaliteit.
Naast de functionaliteit zoals automatisch verplichte documenten toe te kennen aan medewerkers (in te stellen per contract type) en het aanmaken van diverse documentkaarten is dit handige en behulpzame functionaliteit voor de HRM afdeling.
Met een overzichtelijk scherm is nu met één oogopslag de status van alle on-boarding medewerkers waardoor het gehele proces beter onder controle is.
Door het simpel afvinken van de verschillende voorwaarden (eventueel geautomatiseerd door Power Apps of Power Automate van Microsoft) komt een on-boarder beschikbaar om ingezet te gaan worden in het bedrijfsproces. Parameters voor deze voorwaarden zijn proces afhankelijk in te richten.
Het HRM systeem heeft hierdoor mooie functionaliteit erbij gekregen wat goed samenwerkt met het nieuwe kandidaten systeem. Hierbij worden eventuele nieuwe kandidaten geregistreerd die in aanmerking komen voor een bepaalde functie. Eventueel gebruikmakend van wervingscampagnes.
Vitimo HRM Documentmanagement systeem is hiermee een uitgebreid hulpmiddel voor de HRM afdeling. Niet alleen beheren van alle belangrijke documenten maar ook ter ondersteuning bij het rekruteren van medewerkers.
Het nieuwe order afhandelsysteem voor het bedrijf Automatendraaierij Ringeling BV is gemaakt met behulp van de Power Apps en Power Automate producten van Microsoft door Vitimo bv.
Het bouwen van een applicatie met Power Apps gaat snel, vooral wanneer duidelijk is wat de wensen en eisen zijn. Door de applicatie stap voor stap in samenwerking met de klant te maken is een 100% match tussen eisen en wensen mogelijk. Power Apps leent zich goed voor om functie voor functie uit te werken.
Het is altijd een afweging tussen het configureren van b.v. Microsoft Dynamics of de applicatie maken met Power Apps. Hoewel je tegenwoordig prima Power Apps schermen kan maken en onderliggend het Microsoft Dynamics database systeem gebruiken waardoor je ook alle voordelen van Microsoft Dynamics heeft. Hiervoor is dan wel een licentie nodig voor Dynamics.
Door gebruik te maken van SharePoint als database en Microsoft Office Word Templates kan het lonen om te kiezen voor de Power Apps oplossing. Vooral de flexibiliteit voor kleine bedrijven of beperkt tot een afdeling maakt dat er snel aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Bij grotere bedrijven is het een prima alternatief voor de Excelsheet applicaties.
Vitimo BV heeft nu een aantal ‘grote’ applicaties voor klanten gerealiseerd waar o.a. projectbeheer, projectplanning, artikelen beheer, producten beheer, pakbonnen, stuklijsten, ramingen en facturen beheer wordt gemanaged. Maar ook een HRM documentmanagement systeem die we bij verschillende klanten hebben gerealiseerd.
Voordat gestart wordt met het maken van de applicatie dient rekening gehouden te worden met delegeerbare functies die bepaalde databases wel of niet hebben. Als SharePoint als database wordt gebruikt dient rekening gehouden te worden dat niet gedelegeerde query’s maar een maximale aantal resultaten oplevert. Hiervoor dient de data op een bepaalde manier gecategoriseerd te worden zodat wel alle gewenste gegevens weergegeven worden.
Order afhandel systeem hoofdfuncties in het kort
Het order afhandel systeem registreert de offertes en de klantorders. Onder de klantorders worden de werkorders geregistreerd.
De producten en artikelen worden aangemaakt en beheert, ook de voorraad wordt bijgehouden.
De bestellingen naar leveranciers worden geregistreerd waaronder ook de bedragen en levertijden worden bewaakt.
Pakbonnen voor het afleveren van de producten maar ook de pakbonnen die naar de onderaannemers gaan worden gemaakt en beheert.
De werkbonnen worden geprint om in de werkplaats uitgevoerd te worden.
Het printen van etiketten voor op de verpakkingen.
Email informatie direct naar klanten en leveranciers met behulp van sjabloon teksten.
Klanten, Leveranciers en contactpersonen database.
Vitimo heeft een mooie CRM applicatie opgeleverd aan H.I.S. Industrial Services.
Het CRM systeem is gebaseerd op Office365 PowerApps en Power Automate in combinatie met DropBox, volledig in de cloud (internet). Het systeem organiseert projecten, klanten, leveranciers, contactpersonen, producten en artikelen maar ook alle projectadministratie processen binnen de organisatie. Door het genereren van offertes, pakbonnen en facturen en het versturen van de informatie direct naar de betreffende personen geeft het systeem volledig inzicht in de projectadministratie.
Vitimo BV heeft weer een mooi HRM document beheer systeem opgeleverd bij een beveiligingsorganisatie waar veel aandacht is voor nauwkeurige informatie omtrent de eigen en ingehuurde medewerkers.
Om informatie accuraat te houden is er een ingebouwde waarschuwing systeem die de HRM manager attendeert op documenten die gaan verlopen, zoals VCA, KvK, ID, Contracten, etc. Een uitgebreide signaleringslijst stuurt de HRM manager aan om documenten en inventaris te beheren en controleren.
Indien gewenst kunnen de documenten volledig automatisch via email opgevraagd worden. Een waarschuwing naar de medewerker sturen om nieuwe/geupdate documenten aan te leveren die automatisch worden verwerkt in het systeem.
Nu Teams ingeburgerd is bij veel bedrijven is het een extra voordeel om met Power Apps aan de gang te gaan. Het is namelijk mogelijk om Power Apps applicaties direct aan Teams te koppelen alsof het één geheel is.
Een voorbeeld is hieronder gegeven, een kleine organisatie die Klanten-, Contacten-, Facturatie- en Projectbeheer in Teams hebben geïntegreerd.
Het is echt handig wanneer je klantcontact heb gehad of als je een document hebt afgehandeld je in hetzelfde systeem je uren of onkosten registratie kan invoeren.
Je kunt vanuit Teams een project aanmaken of een begroting aanpassen en direct zien of de geregistreerde onkosten en uren nog binnen de begroting vallen. Je kan de gegevens zien per project, per fase en per per taak bekijken wat de uren en onkosten zijn ten opzichte van de begroting.
Uiteraard is het ook mogelijk om de Apps vanuit de browser of als Power App op te starten. Omdat het een ‘webbased’ applicatie is kan dit ook vanaf de telefoon, tablet of desktop computer!
Functionaliteit in bovengenoemde overzicht zijn in verschillende modules beschikbaar:
Projectbeheer
Offerte en begroting beheer
Uren en kostenregistratie
Facturatie
Klantbeheer
Contactpersoon beheer
Rapportages
Als er vragen zijn of meer informatie gewenst is kunt u contact opnemen met Vitimo BV.
Vitimo BV heeft een mooie applicatie gemaakt waar Project, Contact, Account, Factuur, Offerte en Pakbon beheer in één systeem wordt gecombineerd voor het klein bedrijf! Een volledig web gebaseerd systeem welke op ieder systeem en platform werkt!
Projectenbeheer systeem waar projecten beheerd, offertes, pakbonnen en facturen gemaakt kunnen worden. Eenvoudig en overzichtelijk systeem die heel intuïtief in gebruik is.
Met standaard product lijsten die eventueel uit samengestelde producten bestaat is het mogelijk om iedere combinatie van facturen, offertes of pakbonnen te maken.
Deze applicatie draait op uw eigen Office365 SharePoint omgeving waardoor u zelf controle heeft op uw data, beheer en kosten!
De Corona virus heeft een ding in een stroomversnelling gezet en dat is de adoptie van Microsoft Teams bij bedrijven!
Nu is het de kunst om dit binnen de organisatie een onder controle te houden om een wildgroei aan teamsites met als gevolg dat bestanden overal en nergens terecht komen te voorkomen…
Microsoft heeft een mooie site gemaakt met een aantal training video’s om de gebruikers van Teams te ondersteunen en een stukje op weg te helpen. Het leuke van deze opzet is dat je niet ineens een hele lange training hoeft uit te zitten, maar juist die video te kiezen met de ondersteuning die je op dat moment nodig heb!
Vitimo BV heeft een factureer App gemaakt die facturen kan genereren uit een uren- en materiaalregistratiesysteem op een intuïtieve wijze, facturen per klant of project. Ook hierbij is maatwerk vanzelfsprekend, het systeem is gemaakt om met andere systemen samen te werken.
Het factureer systeem haalt informatie uit een uren- en/of materiaalregistratie database dit kan bijvoorbeeld een database zijn op een SharePoint omgeving.
Het factureer App is bijzonder eenvoudig van opzet en laat direct alle benodigde informatie laat zien die een goed overzicht geeft. Door het gebruik van Word templates is het eenvoudig om de lay-out van de facturen zelf aan te passen. Ook is het eenvoudig om pdf-bestanden te genereren en eventueel te versturen naar de klant.
Ideaal voor MKB organisaties die op basis van materiaal of uren facturen.
De enige voorwaarde voor het gebruik van dit systeem, is een Business account van Office 365. Het systeem is gemaakt met behulp van Microsoft Power Apps en Power Automate ontwikkel tools.
Vitimo BV streeft naar maatwerk met betaalbare standaardoplossingen voor een optimale procesbeheersing.
Wij helpen je met een efficiënter Digitaal Kantoor 