Bij veel MKB bedrijven worden de projecten die lopen nog via een Excel projectadministratie bijgehouden. Dit werkt goed tot blijkt dat het Excel sheet ineens toch te complex dreigt te worden of dat deze ineens weigert te openen of als blijkt dat een collega een schaduw bestand heeft gemaakt die niet overeenkomt met het origineel… Dan is er even een probleem ontstaan! Hiervoor moeten veel extra uren gemaakt worden om de gegevens te herstellen, die de ondernemer vaak in de avonduren oplost. Extra uren waar niemand op zit te wachten.
Met SharePoint Online Enterprise Kunnen deze gegevens op een centrale plaats worden opgeslagen. SharePoint Online heeft versiebeheer waardoor elke wijziging nagekeken kan worden. Doordat deze gegevens ook op mobiele devices en laptops locatie-onafhankelijk aangepast kunnen worden is een schaduw administratie niet meer nodig.
Het werken met formulieren om uren in te voeren en projecten aan te maken is bijzonder pragmatisch en zijn snel gemaakt met SharePoint Online.
Uren registratie
De uren kunnen worden geregistreerd in een centrale urenregistratielijst binnen SharePoint. Deze kan met de Microsoft Power BI tools (ook beschikbaar in Excel) worden uitgelezen om uren verantwoordingslijsten te genereren. Er kunnen ook overzichten gemaakt worden.
Document management
Project management informatie, inclusief planning kan met de standaard project sites ingericht worden. Hierbij is het ook bijzonder eenvoudig om externe medewerkers uit te nodigen om deel te nemen aan de projecten. De taken kunnen eventueel worden gepland met Microsoft Project. Alle documenten en informatie bij elkaar!
Hiermee is het mogelijk om met Office365 Enterprise grote besparingen te realiseren met een optimale werkproces verbetering!
Wij helpen je met een efficiënter Digitaal Kantoor 