Door een eenvoudig en simpele inrichting van een digitaal kantoor kunnen uw mensen makkelijker communiceren en samenwerken op een functionele manier waar en wanneer het uitkomt. Vitimo BV
Vitimo BV heeft een mooie applicatie gemaakt voor organisaties die veel werken met inhuurkrachten. Voor HR medewerkers gaat veel tijd zitten in het verzamelen en controleren van de juiste gegevens van inhuurkrachten. Met dit systeem wordt al het werk uit handen genomen!
Het systeem vraagt automatisch de verplichte gegevens op, zoals Verklaring Omtrent Gedrag, Verklaring Betalingsgedrag, Certificaten en Identiteitsgegevens. Daarnaast houdt het systeem bij wanneer de geldigheidsdatum van deze documenten verlopen en vraagt deze via de e-mail aan bij desbetreffende relatie. Nadat deze gegevens zijn gemaild worden de documenten automatisch opgeslagen. Naast het toevoegen van documenten kunnen ook andere gegevens worden toegevoegd.
De enige voorwaarde voor het gebruik van dit systeem, is een Business account van Office 365. Het systeem is gemaakt met behulp van Microsoft Power Apps en Power Automate ontwikkel tools.
Vitimo BV streeft naar maatwerk met betaalbare standaardoplossingen voor een optimale procesbeheersing.
Het blijft steeds een dingetje om met Shared Agenda’s om te gaan. Het was nog niet eenvoudig genoeg. Microsoft heeft hier verbeteringen in aangebracht!
Vitimo BV heeft voor Van Veen Grondwerken BV een mooie Projectadministratie en planningstool ontwikkeld. Met deze tool wordt de administratieve last van Van Veen Grondwerken BV verlicht.
Met de geïntegreerde klantenmodule en het projecten beheersysteem is het een time saver doordat een project nu éénmaal wordt ingevoerd, de planning van items is in verschillende situaties eenvoudig aan te passen, volledig afgestemd op het proces welke op dat moment uitgevoerd wordt.
Uitgangspunt was dat het maken en bijhouden van de planning
zo eenvoudig mogelijk was, eenvoudiger als met Excel in een platte data tabel.
Dit is bijzonder goed gelukt. Door gebruik te maken van de laatste
ontwikkeltools van Microsoft, en het kunnen laten zien wie er op een bepaalde datum/registratie
zijn ingepland, is alles op één scherm duidelijk en overzichtelijk beschikbaar.
Proces overzicht
Bij het aanmaken
van een offerte kan een project aangemaakt worden met de status Offerte. Bij
het aanmaken van het project wordt automatisch een folder aangemaakt in
Office365 waar alle projectbestanden opgeslagen kunnen worden. Deze locatie wordt
ook opgeslagen in de project kaart. Hierdoor zijn de gegevens één klik weg.
Indien het project een opdracht wordt zal in het urenregistratiesysteem
het project beschikbaar komen waar de medewerkers de uren op kunnen schrijven. Indien
er medewerkers gepland moeten worden op het project kan deze functie in de
projectkaart aangezet worden. Hierdoor verschijnt het project in het planningsscherm.
Er zijn verschillende mogelijkheden om medewerkers in te
plannen, afhankelijk van de situatie kan gekozen worden om het met de snelle
invoer te doen via het planningsoverzicht scherm of via het planningsview
scherm.
Met de meer grafische weergave is de impact van aanpassingen
direct zichtbaar, door de eenvoudige manier van aanpassen is het goed te
gebruiken bij last minute wijzigingen.
Een planningsitem is minimaal 1 uur. Van Veen Grondwerken BV
heeft ervoor gekozen om meerdere medewerkers op één planningsregistratie in te
vullen. Het is mogelijk om een registratie over meerdere dagen te laten vallen.
Het is ook mogelijk om een aantal duplicaten te maken waar alle gegevens
afzonderlijk aan te passen zijn.
Vitimo BV heeft voor Van Veen Grondwerken bv een mooie
projectadministratie applicatie gemaakt. Hierdoor is het bijzonder eenvoudig
geworden om de projectenlijst, planning, klantenlijst en gemaakte uren bij te
houden. Het plannen van de projecten en medewerkers gaat intuïtief en eigenlijk
vanzelf.
Door een cloudoplossing te kiezen kan iedereen binnen de
organisatie op elk apparaat hun uren bijhouden, projectgegevens bijwerken en
zelf de projectplanning bijhouden en/of inzien. Dit bespaart behoorlijk wat
tijd in de week omdat de gegevens direct in het werk bijgewerkt kan worden. De
schermindeling is samen met de gebruikers van het systeem gemaakt om deze zo intuïtief
mogelijk te laten zijn.
Van Veen Grondwerken BV is een jong dynamisch snelgroeiend bedrijf dat innovatief bezig is met het automatiseren van de administratieve last, o.a. door gebruik te maken van de formulier en rapportage mogelijkheden binnen GeoDirect en de automatiseringsmogelijkheden binnen Office365 met o.a. SharePoint, PowerApps, Microsoft Flow en de Power BI tool van Microsoft. Van Veen Grondwerken BV is gespecialiseerd in Inspectie support, Beschoeiing- , bestratings- en rioleringswerkzaamheden. Van het bouwrijp maken van perceel tot de oplevering van parkeerterrein of tuin. Meer informatie over Van Veen Grondwerken BV klik hier
Vitimo BV is gespecialiseerd in Microsoft Office, PowerApps,
Microsoft Flow en Power BI oplossingen. Tevens het implementeren en onderhouden
van Microsoft Dynamics 365 en Office365.
Als je Teams opstart voor de eerste keer weet je niet waar je moet beginnen… maar eenmaal als je door begint te krijgen hoe het in elkaar steekt en hoe de zaken te relateren dan komt al snel de vraag ‘hoe vind ik de documenten die ik een paar weken geleden heb bewerkt…’
Als je opzoek bent naar een document waar je de naam vaag van herinnert tik je de naam in het grote zoekveld boven in het scherm. Type de woorden die je herinner en klik op enter.
Vervolgens kan je op het filter icoon klikken om de zoek actie te finetunen…
Er zijn nog meer mogelijkheden om je bestanden terug te vinden, kijk hiervoor naar het 1 minuut durende video van Microsoft over de bestandslocaties in Teams.
Tijdens Ignite 2019 is een leuke presentatie gegeven hoe Teams gebruikt kan worden. Dit is een 15 minuten durende YouTube video wat een goed overzicht geeft wat de mogelijkheden zijn. En hoe je bepaalde functies moet relateren en hoe deze gebruikt dienen te worden.
Geweldig nieuws! Nu wordt de toegewezen planner activiteiten ook in To-Do weergegeven. Hierdoor is To-Do een echt centrale plek geworden om al je taken te organiseren!
Zeker als je in de ochtend even gaat zitten (of voor sommige in de avond) om je taken te organiseren voor de dag. Heel eenvoudig de taken te selecteren van je gemerkte emails, toegewezen taken uit de Planner of de taken die via Outlook zijn toegewezen. Hierdoor een overzicht te hebben van de dag die je zo productief mogelijk gaat beleven 😉.
De hele suite van Office365 begint nu echt op elkaar aan te sluiten, het zijn geen losstaande applicaties meer. Echt een aanrader om deze functionaliteit te bekijken.
Microsoft Flow is een bijzonder sterke tool voor het automatiseren van business processen op een simpele manier! Zonder grote investeringen voor licenties en software ontwikkeling…
Efficiënter met een Digitaal Kantoor 