Vitimo BV heeft voor Van Veen Grondwerken BV een mooie Projectadministratie en planningstool ontwikkeld. Met deze tool wordt de administratieve last van Van Veen Grondwerken BV verlicht.

Met de geïntegreerde klantenmodule en het projecten beheersysteem is het een time saver doordat een project nu éénmaal wordt ingevoerd, de planning van items is in verschillende situaties eenvoudig aan te passen, volledig afgestemd op het proces welke op dat moment uitgevoerd wordt.

Uitgangspunt was dat het maken en bijhouden van de planning zo eenvoudig mogelijk was, eenvoudiger als met Excel in een platte data tabel.
Dit is bijzonder goed gelukt. Door gebruik te maken van de laatste ontwikkeltools van Microsoft, en het kunnen laten zien wie er op een bepaalde datum/registratie zijn ingepland, is alles op één scherm duidelijk en overzichtelijk beschikbaar.

Proces overzicht

Bij het aanmaken van een offerte kan een project aangemaakt worden met de status Offerte. Bij het aanmaken van het project wordt automatisch een folder aangemaakt in Office365 waar alle projectbestanden opgeslagen kunnen worden. Deze locatie wordt ook opgeslagen in de project kaart. Hierdoor zijn de gegevens één klik weg.

Indien het project een opdracht wordt zal in het urenregistratiesysteem het project beschikbaar komen waar de medewerkers de uren op kunnen schrijven. Indien er medewerkers gepland moeten worden op het project kan deze functie in de projectkaart aangezet worden. Hierdoor verschijnt het project in het planningsscherm.

Er zijn verschillende mogelijkheden om medewerkers in te plannen, afhankelijk van de situatie kan gekozen worden om het met de snelle invoer te doen via het planningsoverzicht scherm of via het planningsview scherm.

Met de meer grafische weergave is de impact van aanpassingen direct zichtbaar, door de eenvoudige manier van aanpassen is het goed te gebruiken bij last minute wijzigingen.

Een planningsitem is minimaal 1 uur. Van Veen Grondwerken BV heeft ervoor gekozen om meerdere medewerkers op één planningsregistratie in te vullen. Het is mogelijk om een registratie over meerdere dagen te laten vallen. Het is ook mogelijk om een aantal duplicaten te maken waar alle gegevens afzonderlijk aan te passen zijn.

Met de april update komt ook een mooie uitbreiding, namelijk dat bij Ransomware detectie automatisch bestanden op de Office365 OneDrive worden herstelt.

Hieronder een automatisch vertaald blogpost van Aaron Rimmer Microsoft.

Microsoft heeft vandaag aangekondigd dat zij zijn integratie van OneDrive bestanden herstellen en Windows Defender Antivirus Windows 10 om gebruikers te beschermen tegen ransomware-aanvallen. Het bestellen van deze integratie kunnen profiteren, gebruikers moeten hun bestanden opslaan op OneDrive. Als een bedreiging van de ransomware te op het apparaat vinden is, Windows Defender stuurt gebruikers van de dreiging, helpen ze de ransomware verwijderen van het apparaat.

Naast dat, zal Windows Defender Antivirus nu gebruikers de mogelijkheid bieden  OneDrive bestanden te herstellen naar de status waarin die zich bevonden voordat de aanval optrad. Dankzij de ver doorgevoerde integratie, zal de datum en de tijd dat Windows Defender de aanval ontdekt worden vooraf geselecteerd in bestanden herstellen, het proces is eenvoudig te gebruiken voor de consument.

Deze integratie van OneDrive bestand herstellen en Windows Defender Antivirus zal beschikbaar zijn voor Office 365 Home, Office 365 Personal en OneDrive voor zakelijke gebruikers. Microsoft is begonnen met de uitrol van deze functie op Windows Insiders, in de komende weken zullen alle Windows 10 April 2018 Update gebruikers kunnen genieten van deze functie.

Bron: Microsoft

Het mooie werk van het automatiseren van werkprocessen zit hierin dat je met mensen over hun dagelijkse werk praat. Met veel interesse luisteren naar hun ervaringen en eigenlijk voor heel veel mensen hun passie waar ze zich zelf soms geremd voelen door hun werkgever… Ik heb heel veel werkprocessen geautomatiseerd binnen hele grote internationale concerns, hier zie je vaak dat afdelingen vaak maar …een klein stukje van een groter proces zijn. Dit resulteert er vaak in dat mensen eigenlijk ‘half’ bewust bezig zijn met het maken van een product of het helpen van een klant. Hierdoor staat de klant eigenlijk te ver van sommige werknemers om echt een positieve drive te krijgen om iets voor de klanten te kunnen betekenen. Juist bij de kleinere MKB organisaties zie je dit fenomeen wel, soms is de eigenaar/bestuurder niet voldoende capabel om deze drive te benutten om meer creativiteit in een organisatie te krijgen. Gelukkig zie je nu wel tendensen in de markt om dit beter te onderkennen en zelfs aan te moedigen. Denk aan Het Nieuwe Werken, Werk 2.0, Zwermen, Jump Movement etc..
Het gaat hier om visie, strategie en vooral management aanpassingen. De techniek die deze veranderingen ondersteunt is al jaren beschikbaar! Denk hierbij aan Office365 die het zelfstandig werken of zelfsturende eenheden super ondersteunt!!

Een grote denkfout bij het automatiseren is dat het alleen maar om de informatie stroom gaat, het gaat veel meer om mensen en de behoefte van informatie op het juiste moment met de juiste middelen beschikbaar hebben. Voor Ingenieursbureaus is het vooral het beschikbaar hebben en delen van kennis terwijl bij administratieve processen het automatiseren van informatie afhandeling gaat. Er bestaat dus geen kant en klare oplossing voor het automatiseren van organisaties!