Inkomende facturen afhandeling

Vitimo BV heeft bij een mooie organisatie de inkomende facturatiestroom geautomatiseerd met Microsoft Flow. Dit betekent dat de wekelijks 500 inkomende facturen niet meer handmatig hoeven te worden afgehandeld.

Nu de facturatiestroom geautomatiseerd is, ziet het er als volgt uit: alle digitaal binnenkomende facturen komen in een mailbox binnen, de facturen die per post binnen komen worden gescand naar de betreffende mailbox. Deze worden door Microsoft Flow in een SharePoint lijst gelezen waarbij gegevens automatisch worden aangevuld vanuit een database, waarna deze door de administratie wordt beoordeeld en eventueel aangepast. Vervolgens gaan de facturen naar de betreffende controleurs en procuratiehouders. De procuratiehouders worden automatisch bepaald aan de hand van de procuratielijst.

Na het goedkeuren wordt deze aangeboden om geboekt te worden in het financiële systeem.

Resultaat

Door diverse controle en rapportage tools, gemaakt met Microsoft Flow, wordt de doorloop van de facturen gecontroleerd en weet de administratie precies waar de facturen zijn, wie de facturen nog moet goedkeuren en welke ‘onderhanden’ facturen er zijn.