Inkomende facturen afhandeling

Vitimo BV heeft bij een mooie organisatie de inkomende facturatiestroom geautomatiseerd met Microsoft Flow. Dit betekent dat de wekelijks 500 inkomende facturen niet meer handmatig hoeven te worden afgehandeld.

Nu de facturatiestroom geautomatiseerd is, ziet het er als volgt uit: alle digitaal binnenkomende facturen komen in een mailbox binnen, de facturen die per post binnen komen worden gescand naar de betreffende mailbox. Deze worden door Microsoft Flow in een SharePoint lijst gelezen waarbij gegevens automatisch worden aangevuld vanuit een database, waarna deze door de administratie wordt beoordeeld en eventueel aangepast. Vervolgens gaan de facturen naar de betreffende controleurs en procuratiehouders. De procuratiehouders worden automatisch bepaald aan de hand van de procuratielijst.

Na het goedkeuren wordt deze aangeboden om geboekt te worden in het financiële systeem.

Resultaat

Door diverse controle en rapportage tools, gemaakt met Microsoft Flow, wordt de doorloop van de facturen gecontroleerd en weet de administratie precies waar de facturen zijn, wie de facturen nog moet goedkeuren en welke ‘onderhanden’ facturen er zijn.

Een mooie slogan die ik laatst ergens even snel las, die zin bleef een tijdje bij me hangen, alhoewel ik de context volledig ben vergeten. Nadenkend over deze slogan is het precies waar Office365 (en de meeste andere producten) van Microsoft over gaat. Het empoweren van de medewerkers, geef ze tools zodat ze zelfstandig hun eigen processen kunnen verbeteren.

Dit gaat bij veel bedrijven tegen het geloof van de ICT afdeling in, deze wil namelijk zoveel mogelijk in control zijn met het resultaat dat de medewerker zijn tools bijna niet mag gebruiken. Gelukkig zijn er ook bedrijven waar dit wordt gestimuleerd en de keus bij de medewerker laat of ze hulp van de ICT afdeling willen of het zelf uit willen vogelen.

Neem bijvoorbeeld Microsoft Flow, een prachtige workflow engine juist gemaakt om door de medewerker gebruikt te worden. De medewerker kan hiermee een deel van zijn werk handig automatiseren, een soort micro werkplek automatisering, wellicht vergelijkbaar met de oude vertrouwde MSDOS batch bestandjes die vroeger te pas en te onpas werden gebruikt. De medewerker kan naar hartenlust deze flow techniek gebruiken, hij of zij heeft alleen toegang tot die resources waartoe deze is gemachtigd. Je kan je afvragen of dit nu zoveel kwaad kan… Een goede ICT afdeling faciliteert de medewerkers bij het gebruiken van de ICT middelen en kan een oogje in het zeil houden. De medewerker wordt alleen maar meer gemotiveerd als deze meedenkt met het vormgeven van zijn werkproces.

Hoewel je mooie grote projecten kan automatiseren met Microsoft Flow blijft het een persoons- team gebonden applicatie. Anders dan de conventionele workflow engines. Dit maakt het een heel ander systeem, waardoor de slogan ‘Power to the people’ ineens van toepassing is.

 

Een van de opties die ik momenteel veel gebruik is de Timeline optie. Het ‘even’ springen naar een website of document die ik een paar dagen eerder heb geopend of bewerkt is nu heel makkelijk geworden. In plaats van het zoeken op de servers ‘waar stond het ook al weer?’ gaat het nu een stuk sneller.

Deze optie is te vinden door o.a. Windows key + Tab tegelijkertijd in te drukken. Een overzicht van de openstaande programma’s maar ook welke in de tijdlijn zijn opgenomen verschijnt op het scherm.

Als je, net als ik, met meerder systemen werkt en je dezelfde Microsoft account gebruikt met inloggen dan is de tijdlijn beschikbaar van alle systemen!

Microsoft Flow wordt met Office365 licentie meegeleverd, het is een bijzonder product omdat dit programma ook buiten de grenzen van Office365 werkt. Er zijn vele connectoren van leveranciers anders dan Microsoft beschikbaar!

Van het connecteren van social media tot het automatiseren van grote stromen facturen, wat je kan vastleggen in een werkstroom schema is vrijwel altijd met oplossingen met Microsoft Flow te verwezenlijken. Vooral als je handig bent met JSON is vrijwel alles mogelijk. Hoewel even zoeken naar wat je wilt en je vind op internet allerlei beschrijvingen en voorbeelden. Je ziet dat dit product nog volop in ontwikkeling is, er komen dagelijks nog nieuwe kant en klaar stroomschema producten beschikbaar.

Microsoft Flow wordt gepositioneerd om door gebruikers gebruikt te worden, het is laagdrempelig en eenvoudig in gebruik, hoewel je het net zo moeilijk kan maken als je zelf wil.

Het blijft nog altijd van belang om van te voren heel goed je te automatiseren proces te beschrijven en inzichtelijk te maken. Pas daarna gaan nadenken over hoe je dit met een tool kunt automatiseren. Dit voorkomt een heleboel opnieuw beginnen en ergernis.

Er zijn twee soorten licenties, Microsoft Flow 1 die met b.v. de E3 licentie meekomt en de Microsoft Flow 2, hiermee kom je hoger op de prioriteitenlijst te staan bij het uitvoeren van je flows.

Vitimo BV heeft al diverse projecten uitgevoerd waarbij zowel ondersteuning en/of implementaties van Microsoft Flow heeft uitgevoerd. Projecten waarbij support vragen via email afgehandeld en gemanaged worden en inrichten van facturatie stromen. Neem geheel vrijblijvend contact op met ons voor meer informatie!

Kees Fransen

Office 365 is behoorlijk in beweging als het gaat om nieuwe of verbeterde functionaliteiten. Hieronder een link naar een artikel van Kirk Koeningsbauer van Microsoft die duidelijk aangeeft wat voor moois er nu beschikbaar is gekomen.

New to Microsoft 365 in April—tools for the modern workplace

Excel is de meest gebruikte analyse tool, er wordt altijd een beetje minnetjes over gedaan dat het niet compliant is of niet beheersbaar… uiteraard is dit afhankelijk van de governance die er op wordt uitgevoerd. Maar voor de meeste Excel gebruikers is het een handig stuk gereedschap!

Hieronder 25 handige tips van Sele training:

Contents

1. Quick Analysis Tool 0:47
2. Filter 1:44
3. Drop-Down List 2:25
4. AutoFit Column Width 3:12
5. Transpose 3:47
6. Remove Duplicates 4:13
7. Goal Seek 5:23
8. VLOOKUP 6:55
9. Flash & Auto Fill 9:06
10. Paste Special Values 10:47
11. Images in Charts 11:50
12. IF Function 12:28
13. Insert Screenshot 13:40
14. Absolute Cell Reference 14:15
15. Show Formulas 15:54
16. Text to Columns 16:57
17. Conditional Formatting 18:11
18. PowerPivot 19:36
19. Freeze Panes 20:46
20. Ctrl-Arrow Keys 21:40
21. 3D References 21:58
22. Forecast Sheet 23:43
23. SUMIFS Function 24:16
24. IFERROR Function 25:38
25. Filled Maps 26:30

Microsoft Flow is nog redelijk nieuw, veel bedrijven zijn al aan het experimenteren én implementeren van Microsofts nieuwe proces automatiseerder. Er zijn vele connectors met verschillende applicaties en niet alleen die van Microsoft maar ook van derde partijen.

Vitimo BV heeft ervaring met Flow door het volledig automatiseren van business processen als inkomende facturen verwerken, inkomende vragen voor support te automatiseren en social media connecties/waarschuwingen… dit zijn een aantal van de projecten die wij hebben uitgevoerd voor onze klanten.

Gisteren 30-4-2018 is de nieuwe grote update voor Windows 10 uitgebracht. De uitrol is over enkele weken uitgesmeerd, iedereen zal deze update automatisch krijgen.

Het is een grote update wat best wel wat tijd zal vergen om te installeren, dus plan goed in wanneer je aangeeft om de computer te updaten als het gevraagd wordt!

Hieronder de blogpost van Microsoft, deze is helaas in het Engels, maar geeft met de geïntegreerde video’s goed weer wat de nieuwe functionaliteiten doen.

Een item die er nu ook inzit is de emoticon selector. Door de Windows toets plus de ‘.’ of ‘;’ in te drukken verschijnt de emoticon selector.

Klik onderstaande link om alle nieuwe functionaliteiten en aanpassingen te bekijken:
https://blogs.windows.com/windowsexperience/2018/04/30/whats-new-in-the-windows-10-april-2018-update